Vrijwilligersplan HSV VUC

zoals vastgesteld in de bestuursvergadering van 6 juli 2015                                            Klik hier voor de pdf-versie

Inleiding

VUC wil een vereniging zijn met een goede sfeer en een groot gevoel van saamhorigheid, waar leden, supporters en andere betrokkenen graag vertoeven. Op sportief gebied streeft de vereniging ernaar om met de selectieteams op een zo hoog mogelijk niveau te spelen, terwijl voor de overige teams meer het spelplezier voorop staat. Voorts acht de vereniging het van groot belang om de jeugdafdeling uit te breiden en op een hoger plan te brengen.

VUC draait als vereniging op de inzet van vele vrijwilligers: spelers en speelsters, overige le-den en betrokkenen, ouders van jeugdleden. Zoals veel andere sportverenigingen ondervindt ook VUC dat het in toenemende mate lastig is om vrijwilligers te vinden voor de verschillende functies en taken binnen de vereniging. Een gevolg hiervan is dat de werkzaamheden die gedaan moeten worden op de schouders van steeds minder vrijwilligers zijn komen te rusten. Wil de continuïteit van de vereniging gewaarborgd blijven, dan zullen er meer mensen actief moeten worden als vrijwilliger. Natuurlijk zouden voor tal van taken betaalde krachten kunnen worden aangenomen, maar dit wordt om verschillende redenen (niet in de laatste plaats omdat dit een forse contributieverhoging met zich mee zou brengen) als onwenselijk en onhaalbaar beschouwd.

Gelet op de groei die VUC wil doormaken, het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben, wat het tot een lastige opgave maakt om vrijwilligers te vinden, en het feit dat de vereniging geen betaalde krachten wil en kan aannemen, is het bestuur tot de conclusie gekomen dat het noodzakelijk is het vrijwilligersbeleid binnen VUC aan te scherpen. Het be-stuur heeft daartoe een voorstel tot herziening van het vrijwilligersbeleid aan de leden voorge-legd. Dit voorstel is op de Algemene Ledenvergadering van 24 oktober 2014 aangenomen.

Het bestuur van VUC heeft een commissie, de Commissie Vrijwilligersbeleid, ingesteld met de opdracht het herziene vrijwilligersbeleid uit te werken in een Vrijwilligersplan. Dit docu-ment is de uitkomst van de inspanningen van de commissie. Het Vrijwilligersplan is in de be-stuursvergadering van 6 juli 2015 door het bestuur van VUC vastgesteld. Het plan zal met in-gang van het voetbalseizoen 2015-2016 worden ingevoerd.

Het bestuur heeft de Commissie Vrijwilligersbeleid belast met de implementatie en uitvoering van het Vrijwilligersplan.

In het Vrijwilligersplan worden uitgangspunten en kern van het herziene vrijwilligersbeleid uiteengezet, de spelregels ervan in detail beschreven, de rol van de Commissie Vrijwilligers-beleid toegelicht, en antwoorden gegeven op (naar verwachting) veel gestelde vragen. Voorts bevat het document links naar een overzicht van vrijwilligersfuncties en -taken, waaruit blijkt voor welke vormen van vrijwilligerswerk men zich kan aanmelden en een digitaal aanmeld-formulier, waarmee men zich voor een functie of taak kan opgeven.

Uitgangspunten / kern

Het herziene vrijwilligersbeleid van VUC is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

  • Je MAG lid worden van VUC, graag zelfs!
  • Je hebt dan RECHT op het spelen van wedstrijden en/of om te trainen op onze velden, maar
  • Je hebt ook de PLICHT om bij te dragen in de organisatie van de vereniging

De kern van het herziene vrijwilligersbeleid is dat het vervullen van een vrijwilligerstaak bin-nen de vereniging verplicht wordt gesteld voor spelende seniorleden (veldvoetbal , honk- en softbal en lacrosse) en aangeslotenen die van de velden gebruik maken, de zogeheten trai-ningsleden. De prikkel die aan deze verplichting wordt verbonden is dat aan degenen, die geen vrijwilligerstaak vervullen, aan het einde van het seizoen een vrijwilligersbijdrage van € 50,00 in rekening zal worden gebracht. Deze bijdrage geldt per voetbalseizoen (periode 1 juli tot en met 30 juni).

Ouders of verzorgers van jeugdleden zijn al bij toetreding tot de vereniging een verplichting aangegaan om vrijwilligerstaken te verrichten. Vooralsnog zal hier voor hen geen financiële consequentie aan worden verbonden. Het is echter goed mogelijk dat hiertoe in de toekomst alsnog zal worden besloten.

Voor niet-actieve leden en begunstigers van VUC geldt geen verplichting tot het verrichten van vrijwilligerswerk.

Uiteraard staat het elk lid en iedere betrokkene bij VUC vrij om zo veel vrijwilligerswerk te doen als hij of zij denkt aan te kunnen!

Spelregels

Om te komen tot een adequate uitvoering van het vrijwilligersbeleid is een aantal spelregels opgesteld. Deze spelregels zullen na elk seizoen worden getoetst op hun praktische haalbaar-heid en doelmatigheid en indien nodig worden aangepast.

  1. Uitgangspunt is dat iedere speler of speelster of aangeslotene die van de velden gebruik maakt voor ten minste zes uur per seizoen een vrijwilligerstaak op zich neemt. Een overzicht van functies en taken, waaruit blijkt voor welke functies en taken vrijwil-ligers worden gezocht, is hier te vinden.

  2. Het is belang om aan het begin van elk seizoen een compleet beeld te verkrijgen van vrijwilligersfuncties en –taken die al wel en nog niet worden uitgeoefend. Een lid dat in het voorafgaande seizoen reeds één of meer van de onder het vorige punt genoemde overzicht omschreven functies of taken verrichtte, wordt zonder bericht van het tegendeel stilzwijgend verondersteld deze functie of taak in het volgende seizoen voort te zetten. Betrokkene hoeft zich in deze situatie niet opnieuw aan te melden om de functie of taak te vervullen. Spelers, speelsters en aangeslotenen die in het voorafgaande seizoen niet reeds één of meer van de onder het vorige punt genoemde overzicht omschreven functies of taken verrichtten, worden opgeroepen om vóór 1 september één of meer voorkeuren voor een functie of taak kenbaar te maken. Het moet hierbij wel gaan om een functie of taak waar-voor blijkens het overzicht een vacature bestaat.

  3. Het aangeven van één of meer voorkeuren voor een vrijwilligersfunctie of -taak dient te gebeuren door het invullen en inzenden van een digitaal aanmeldformulier. Het aanmeldformulier is hier te vinden. Op het formulier kunnen voorkeursdagen en -tijden voor het vervullen van de functie of taak kenbaar worden gemaakt. Met de aangegeven voorkeuren zal waar mogelijk rekening worden gehouden, maar er is vanzelfsprekend geen garantie dat aan iedere wens tegemoet kan worden gekomen. Het formulier kan ook worden gebruikt om een eventuele wijziging in de voorkeur voor een vrijwilligersfunctie of -taak of op te geven. Ten slotte biedt het formulier de mogelijkheid om aan te geven dat er expliciet voor wordt gekozen geen vrijwilligerswerk te doen en in plaats daarvan de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 te betalen.

  4. Het lid dat er voor heeft gekozen geen vrijwilligerswerk te doen en in plaats daarvan de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 te betalen wordt zonder bericht van het tegendeel stil-zwijgend verondersteld deze keuze voor het daaropvolgende seizoen voort te zetten.

  5. Het lid dat niet reeds één of meer van de in het hiervoor onder punt 1 genoemde overzicht omschreven vrijwilligersfuncties of -taken verricht en evenmin door het tijdig inzenden van een ingevuld aanmeldformulier één of meer voorkeuren voor een vrijwilligersfunctie of -taak kenbaar heeft gemaakt, wordt verondersteld daarmee impliciet aan te geven geen vrijwilligerswerk te willen of kunnen doen. Tenzij betrokkene alsnog de verplichting tot het vervullen van een vrijwilligersfunctie of -taak nakomt – het initiatief hiertoe ligt bij betrokkene zelf – zal hem of haar aan het einde van het voetbalseizoen de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 in rekening worden gebracht.

  6. Het lid dat (stilzwijgend of door middel van het aanmeldformulier – zie hiervoor onder punt 1) heeft aangegeven één of meer vrijwilligersfuncties of -taken op zich te nemen, maar het vervolgens tijdens het seizoen laat afweten. zal aan het einde van het voetbalsei-zoen de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 in rekening worden gebracht.

  7. Het lid dat van mening is dat gelet op bijzondere persoonlijke omstandigheden niet (of niet langer) van hem of haar verlangd kan worden dat hij of zij vrijwilligerswerk doet, dient hierover zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de Commissie Vrijwilligers-beleid, waarna in goed overleg naar een oplossing zal worden gezocht. De Commissie is te bereiken op het e-mailadres vrijwilligerscie@vuc.nl.

  8. Elk nieuw lid zal bij inschrijving worden gewezen op de uitgangspunten en spelregels van het vrijwilligersbeleid en zal deze dienen te onderschrijven.

  9. De roosters voor het vervullen van de vrijwilligerstaken zullen worden gepubliceerd op de website van de vereniging (www.vuc.nl) onder de knop “Vrijwilligersbeleid.”

  10. Is een vrijwilligersdienst eenmaal ingepland, dan kan deze niet zomaar worden afgezegd, laat staan dat kan worden weggebleven. Wel is het mogelijk om vervanging te regelen bv. door met een ander lid van dienst te ruilen. Het is de verantwoordelijkheid van de vrijwil-liger zelf om een vervanging of ruiling tijdig in orde te maken. Voorts moet de vervanging of ruiling tijdig worden afgestemd met de verantwoordelijke coördinator. Het spreekt voor zich dat betrokkene een aan een vervanger overgedragen taak op een ander moment moet inhalen.

  11. Indien een vrijwilliger op het laatste moment door een onverwachte gebeurtenis wordt gedwongen een dienst af te zeggen, dan dient deze zo spoedig mogelijk contact op te ne-men met zijn of haar coördinator, waarna in goed overleg naar een oplossing zal worden gezocht. Uiteraard geldt ook hier dat de afgezegde dienst op een ander tijdstip moet wor-den ingehaald.

  12. Bij afgelastingen of speelvrije dagen vallen soms (maar niet altijd) diensten uit. Is dit het geval, dan worden de betrokkenen hier uiteraard zoveel mogelijk tijdig over ingelicht. Zonder bericht moet de ingeroosterde vrijwilliger er echter van uitgaan dat op hem of haar gerekend wordt. Eventueel kan betrokkene zich er natuurlijk zelf bij de coördinator van vergewissen of zijn of haar dienst doorgaat.

  13. Door afgelastingen of speelvrije dagen en dergelijke uitgevallen diensten hoeven niet te worden ingehaald.

  14. Indien een vrijwilliger een eerste keer zonder geldige reden niet voor een dienst komt op-dagen, dan volgt een waarschuwing. Ook wordt van betrokkene verwacht dat deze dienst op een later tijdstip wordt ingehaald. Laat betrokkene het een tweede keer zonder goede reden afweten, dan zal ervan uitgegaan worden dat hij of zij er voor heeft gekozen geen vrijwilligerswerk (meer) te doen. Tenzij betrokkene alsnog zijn of haar verplichtingen nakomt – het initiatief hiertoe ligt bij betrokkene zelf – zal hem of haar aan het einde van het voetbalseizoen de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 in rekening worden gebracht.

  15. De vrijwilligersbijdrage van € 50,00 zal – indien van toepassing – aan het einde van het voetbalseizoen door middel van een automatische incasso worden geïnd. Indien de auto-matische incasso zonder opgave van redenen wordt gestorneerd, dan zal de Commissie Vrijwilligersbeleid betrokkene schriftelijk om uitleg vragen. Indien de redenen voor te-rugboeking onvoldoende worden bevonden, dan ontvangt het betreffende lid daarvan schriftelijk bericht en wordt betrokkene in de gelegenheid gesteld om de vrijwilligersbij-drage van € 50,00, vermeerderd met een toeslag van € 5,00 voor extra administratieve kosten, alsnog te voldoen. Indien hier geen gevolg aan wordt gegeven, dan kan uitsluiting van trainingen en wedstrijden volgen totdat het bedrag is voldaan. Dit geldt uiteraard ook indien betrokkene niet reageert op het verzoek om aan te geven waarom de automatische incasso van de vrijwilligersbijdrage is gestorneerd.

  16. Bij het vragen van overschrijving naar een andere vereniging vormt een (nog) niet betaal-de vrijwilligersbijdrage een reden om bezwaar tegen de overschrijving te maken.

  17. De extra inkomsten uit de vrijwilligersbijdragen komen ten goede aan de vereniging. Ze zullen allereerst worden gebruikt voor het dekken van de kosten die de vereniging moet maken om de vrijwilligers hun werk te kunnen laten doen. Gedacht moet worden aan de eventuele kosten van het volgen van opleidingen die voor de uitoefening van de functie of taak wenselijk of noodzakelijk worden geacht, aan kleding voor het bar- en keukenper-soneel etc.

  18. De vrijwilligersbijdragen worden los van de reguliere contributie in een apart kassysteem verwerkt. Over de inkomsten en besteding van de bijdragen zal jaarlijks verantwoording worden afgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.

  19. De Commissie Vrijwilligersbeleid is bevoegd de besluiten te nemen die bij de toepassing van deze spelregels aan de orde komen. Geschillen over deze besluiten zullen door de Commissie ter beslechting aan het bestuur worden voorgelegd.

De Commissie Vrijwilligersbeleid

Het bestuur heeft de Commissie Vrijwilligersbeleid belast met de implementatie en uitvoering van het Vrijwilligersplan. De Commissie wordt geleid en voorgezeten door een voorzitter. De voornaamste taken van de Commissie zijn het uitvoeren, administreren (en opzetten van een sluitend systeem hiervoor), coördineren en handhaven c.q. controleren van het in dit Vrijwil-ligersplan beschreven beleid. Daarnaast kan de Commissie voorstellen aan het bestuur doen voor het verder vormgeven en waar nodig bijstellen van het vrijwilligersbeleid. Geschillen over door de Commissie genomen besluiten zullen ter beslechting aan het bestuur worden voorgelegd.

Antwoorden op veel gestelde vragen

Ik ben al vrijwilliger bij VUC. Moet ik toch een aanmeldformulier invullen en insturen?
Nee, in principe niet. Indien u reeds één of meer van de in het onder punt 1 van de Spelregels genoemde overzicht beschreven functies of taken vervult en van plan bent deze ongewijzigd in het nieuwe seizoen voort te zetten, dan hoeft u geen aanmeldformulier in te vullen en in te sturen.

Ik ben al vrijwilliger bij VUC, alleen de taak die ik vervul komt niet voor in het overzicht van functies en taken. Wat nu?
Het kan zijn dat bij de samenstelling van het overzicht een functie of taak over het hoofd is gezien, die er wel degelijk in thuishoort. Is dit volgens u het geval dan kunt u dit voorleggen aan de Commissie Vrijwilligersbeleid (vrijwilligerscie@vuc.nl). Zij bepaalt of het daadwerke-lijk om een vrijwilligerstaak gaat. Is dit het geval dan wordt deze alsnog in het overzicht op-genomen en geldt voor u het antwoord dat op de vorige vraag is gegeven.

Ik heb een vrijwilligerstaak bedacht die niet in het overzicht van functies en taken voor-komt. Wat nu?
Het overzicht van functies en taken is een dynamisch document. Er zullen in de toekomst functies en taken uit wegvallen, maar ook nieuwe aan moeten worden toegevoegd. Heeft u een nieuwe taak bedacht die volgens u in het overzicht zou moeten worden opgenomen, dan kunt u dit voorleggen aan de Commissie Vrijwilligersbeleid (vrijwilligerscie@vuc.nl). Zij be-paalt of het daadwerkelijk om een vrijwilligerstaak gaat. Is dit het geval dan wordt deze in het overzicht opgenomen en kunt u of een ander de taak op zich nemen.

Ik ben al vrijwilliger en wil ook mijn steentje blijven bijdragen, maar ik zou in het nieuwe seizoen graag een andere taak op mij nemen. Wat moet ik doen?
Is dit het geval, dan kunt u het aanmeldingsformulier gebruiken om uw wens bij de Commis-sie Vrijwilligersbeleid (vrijwilligerscie@vuc.nl) kenbaar te maken.

Ik ben gelet op mijn persoonlijke situatie absoluut niet in staat een vrijwilligerstaak op mij te nemen. Wat moet ik doen?
Bent u deze mening toegedaan, neemt u dan zo snel mogelijk contact op met de Commissie Vrijwilligersbeleid (vrijwilligerscie@vuc.nl), zodat in goed overleg naar een passende oplos-sing kan worden gezocht. Het initiatief hiertoe dient van u uit te gaan. In beginsel zal het eerst achteraf aanvoeren van persoonlijke omstandigheden niet worden geaccepteerd.

Hoe kom ik te weten dat ik voor een vrijwilligersdienst ben ingeroosterd?
De dienstroosters zullen worden gepubliceerd op de website van de vereniging (www.vuc.nl) onder de knop “Vrijwilligersbeleid.”

Ik ben ingeroosterd voor het vervullen van een vrijwilligerstaak, maar ik kan echt niet. Wat nu?
Een eenmaal ingeplande taak kan niet zomaar worden afgezegd. Mocht u onverhoopt toch niet kunnen, zorgt u dan tijdig voor vervanging, bv. door in onderling overleg met een ander lid van dienst te ruilen. Het initiatief hiertoe ligt bij u! Vergeet u ook niet een en ander altijd goed af te stemmen met uw coördinator.
Doet zich op het laatste moment een calamiteit voor waardoor u niet kunt komen, neemt u dan zo spoedig mogelijk contact op met uw coördinator of zorg er ten minste voor dat deze zo spoedig mogelijk over uw verhindering geïnformeerd wordt.
Het spreekt voor zich dat een aan een ander overgedragen of afgezegde dienst blijft staan en op een ander moment moet worden ingehaald.

Waarom kan ik geen datum en tijd opgeven waarop ik dienst wil doen? Nu word ik inge-deeld op een tijdstip dat ik beslist niet kan?
U heeft jaarlijks de mogelijkheid om uw voorkeur aan te geven voor het tijdstip waarop u uw vrijwilligerstaak wilt uitoefenen. Met voorkeuren wordt zo veel mogelijk rekening gehouden, maar er is uiteraard geen garantie dat aan iedere wens tegemoet kan worden gekomen. Over het algemeen zullen er echter voldoende mogelijkheden zijn om onderling diensten te ruilen.

Ik wil graag mijn dienst ruilen, maar ik weet niet wie ik daarvoor kan benaderen. Wat moet ik doen?
U kunt in deze situatie de Commissie Vrijwilligersbeleid benaderen (vrijwiligerscie@vuc.nl).

Als ik mijn dienst geruild heb en mijn vervanger komt niet, heeft dat dan gevolgen voor mij?
In het geval dat u tijdig een vervanger heeft geregeld, tijdig uw coördinator daarvan in kennis hebt gesteld en deze accoord is gegaan met de vervanging, wordt het u uiteraard niet aangere-kend wanneer uw vervanger het vervolgens laat afweten. Om discussie en misverstanden te voorkomen is het wel van belang de spelregels op dit punt zorgvuldig in acht te nemen.

Indien de wedstrijden zijn afgelast of als er geen programma is, hoef ik toch zeker niet te komen?
Dat is niet vanzelfsprekend zo. Indien de wedstrijden zijn afgelast, wordt er soms wel getraind of wordt er iets anders georganiseerd. Zonder bericht van het tegendeel van uw contactpersoon wordt van u verwacht dat u gewoon aanwezig bent op de club. Stelt u zich bij twijfel in verbinding met uw contactpersoon, de vereniging, of kom naar het complex.

Wat zijn de gevolgen als ik mijn vrijwilligerstaak niet of slechts ten dele vervul?
Er zijn mogelijk goede redenen waarom u de op u genomen taak niet of slechts ten dele hebt vervuld. Het is van belang om dit zo tijdig mogelijk met uw coördinator op te nemen, zodat in goed overleg naar een oplossing kan worden gezocht. Het initiatief hiertoe dient van u uit te gaan. In beginsel zal het eerst na afloop van het seizoen aanvoeren van redenen waarom u niet of slechts ten dele aan uw verplichtingen hebt voldaan niet worden geaccepteerd. In het geval dat er geen gegronde redenen zijn waarom u uw taak niet of slechts ten dele heeft vervuld, zal u de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 in rekening worden gebracht.

Ik kies er bewust voor om geen vrijwilligerstaak op mij te nemen. Wat zijn hiervan de consequenties?
Om te beginnen zouden wij het jammer vinden indien u deze keuze maakt. Afgezien van het feit dat vele handen licht werk maken is het vrijwilligersbeleid er ook op gericht de saamho-righeid onder de leden te versterken. Het niet willen uitoefenen van een vrijwilligerstaak heeft als consequentie dat u de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 in rekening zal worden gebracht.

Kan ik in de loop van het seizoen van vrijwilligerstaak veranderen?
Ja, dat is mogelijk, maar alleen in overleg en als er nog ruimte is.

Is het ook mogelijk om als team een vrijwilligerstaak te vervullen?
Nee, dit kan alleen op individuele basis.

Wat gebeurt er met de extra inkomsten uit de vrijwilligersbijdragen?
De extra inkomsten uit de vrijwilligersbijdragen komen ten goede aan de vereniging. Ze zullen allereerst worden gebruikt voor het dekken van de kosten die de vereniging moet maken om de vrijwilligers hun werk te kunnen laten doen. Gedacht moet worden aan de eventuele kosten van het volgen van opleidingen die voor de uitoefening van de functie of taak wense-lijk of noodzakelijk worden geacht, aan kleding voor het bar- en keukenpersoneel etc.

Geldt de vrijwilligersplicht ook voor de selectiespelers voetbal?
Ja. Net als andere spelende leden hebben de selectiespelers voetbal de verplichting vrijwilli-gerswerk te verrichten. Ook zij betalen dus de vrijwilligersbijdrage van € 50,00 wanneer zij er voor kiezen geen vrijwilligerswerk te doen.

Ik ben vele jaren vrijwilliger bij VUC geweest, maar wil dat juist nu (even) niet meer. Moet ik ook de vrijwilligersbijdrage betalen?
Het (voor de hand liggende ) vertrekpunt van het herziene vrijwilligersbeleid is de situatie aan het begin van het seizoen 2015-2016. Geldt dan voor u de verplichting om vrijwilligerswerk te doen, maar wilt u dit (even) niet, dan betaalt u in beginsel de vrijwilligersbijdrage van € 50,00. Dat kan onrechtvaardig overkomen als u vele jaren vrijwilliger bij de club bent geweest. Indien u contact opneemt met de Commissie Vrijwilligersbeleid (vrijwilligerscie@vuc.nl), dan zal met u worden meegedacht en getracht worden u toch in te passen of met u andere afspraken te maken. Dit zal van geval tot geval worden bezien.